Gestione degli asset digitali

Tutte le aziende con il passare del tempo si ritrovano ad avere un archivio disorganizzato di file digitali: foto, video, documenti multimediali. Questo archivio,  cresciuto a dismisura, senza controllo, alimentato da più persone, spesso risiede sul computer di un dipendente o nella cartella di un server. Nella migliore delle ipotesi, qualcuno ci avrà messo dell’impegno e raggruppato i file dentro delle cartelle, nominate con la data o con il nome di un particolare evento. Ma la stessa cosa avrà fatto un collega, uno stagista, un ex dipendente: ognuno di questi avrà usato i propri metodi, le proprie codifiche, in altre parole, un proprio ordine.

Più passa il tempo e più diventa necessario dotare la propria azienda di un software per la gestione dei digital asset, nello specifico quello che comunemente viene chiamato Digital Asset Management, spesso abbreviato con l’acronimo DAM. Prima si fa questa scelta e meno tempo si impiegherà a ristabilire un ordine.

Quando si inizia a lavorare con un software DAM, uno dei passaggi più importanti è l’analisi (audit) dei digital asset. Occorre quindi sapere non tanto la quantità ma:

• Che tipo di file sono
• Quali file vengono usati di più
• Per quale scopo sono stati archiviati
• Da chi vengono utilizzati

L’analisi è utile per definire che tipo di software hai bisogno per gestire i tuoi digital asset. È sufficiente un DAM? È forse più congeniale un PIM (Product Information Management) per gestire anche i dati di prodotto? E se si potesse usare un unico software per gestire entrambe le cose?

L’analisi dei file è inoltre necessaria per capire come impostare e monitorare il workflow aziendale, una scelta che porta dei benefici immediati poiché:

• Gli accessi al software sono impostati secondo specifici permessi e possibilità di intervento
• Le operazioni di chi accede al software sono tracciate per permettere la certificazione del processo, il sistema di notifica e di approvazione
• Il processo di approvazione dei materiali digitali viene accelerato e snellito

Un buon digital asset management è in grado di fornire informazioni dettagliate sulla produzione degli asset digitali, registrando:

• Chi ha utilizzato un asset, quando e quante volte
• Le specifiche di ogni asset
• In quanti materiali comunicazionali è presente
• Il tipo di lavoro per cui è stato impiegato

Questi e numerosi altri dati reportistici consentono di operare delle scelte più consapevoli, verificare quali sono le immagini di prodotto più richieste e di conseguenza interpolare queste informazioni con i dati di vendita. 

eTEAM è la piattaforma di digital asset management che ti permette tutto questo.

La sua forza è l'integrazione con gli altri moduli:

• modulo PIM: per organizzare le informazioni di prodotto e servirle ai vari canali
• modulo DMS: per facilitare la creazione collaborativa di documenti editoriali
• modulo CMS: per alimentare il sito web, e-commerce, area riservata.
• modulo MAM: per archiviare e condividere contenuti multidmediali

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